Effizientes Zeitmanagement eröffnet Möglichkeiten.

Christa Beckers (OIB Organisation im Büro, Tecklenburg) und Christoph Ziegler (kumulus, Haan) unterhalten sich über effizientes Zeitmanagement.

«Freier Schreibtisch – freier Kopf»

Christoph Ziegler: Mit diesem Slogan lernte ich Christa Beckers vor Jahren kennen. Und als es um eine Neuausrichtung ging, war Christa die erste Wahl. Ich brauchte eine Analyse meiner Arbeitsweise, meiner digitalen Ordnerstruktur und meiner Arbeitsprozesse. Christa, wie gehst Du an derlei Kunden wie mich heran?

Christa Beckers: Mein Credo ist ja “Verschlanke Deine Eingänge, also alle Möglichkeiten, wo etwas auf Dich einströmen kann.” Jede und jeder hat ja so seine Abläufe, Strukturen und Denkweisen.

So etwas festigt sich über Jahre. Und aus der Routine auszubrechen, fällt nicht jedem leicht. Der menschliche Körper und auch der Kopf brauchen etwa zwei Monate, um neue Verhaltensweisen zu adaptieren. Da ist eine gründliche Analyse natürlich nur der erste Schritt. Wenn ich Dich (im Rückblick) so anschaue, dann gibt (und gab) es da sehr viel Input auf verschiedenen Wegen.

Ein neues Zeitmanagement muss her!

Christoph: Genau, mir war diese Datenflut vorher irgendwie bewusst, das berühmte Hamsterrad war allgegenwärtig. Dieses Denken in Kanälen hast Du mir zügig nahe gebracht. Mir hat es gezeigt, wie ich diesen Input sortieren kann, um mich nicht weiter zu verzetteln. Als Kreativling mit perfektionistischen Zügen eine ordentliche Herausforderung, wie Du Dir sicher vorstellen kannst.

Christa: Wohl wahr! Ein Prozess gliedert sich aus meiner Sicht immer in drei Phasen. Eingang, Bearbeitung, Ausgang. Das ist im Prinzip das ganze Geheimnis. Und dafür braucht es Strukturen. Diese sind immer individuell und lassen sich nicht pauschal bestimmen. Was ich bei meinen Kunden sozusagen installiere, ist ein persönliches Zeitmanagement. Wie erhältst Du denn einen zeitlichen Überblick über all die unterschiedlichen Kanäle?

Eingang ohne Ende

Christoph: In der Tat, es sind viele, als da wären: E-Mails und das Kontaktformular der Internetseite, Anrufe, SMS und WhatsApp sowie Post, die Nachbereitung von Netzwerkveranstaltungen, Workshops, Seminaren und Vorträgen. Und meine Ideen. Und Social Media, natürlich!

Dort Ordnung hinein zu bekommen, hat mich einiges an Kraft gekostet. Aber ich bin nun viel strukturiert(er) – und spare noch Zeit dabei. Das ist mir nur dadurch gelungen, dass ich jedem Medium seine Zeit gebe. Klingt einfach – und erfordert viel Disziplin, die ich nicht immer habe. Denn ich bin ja gerne kreativ, spontan und flexibel. Wichtig ist mir, dass ich es erlaube, mir Zeit zu lassen, ganz nach dem Motto “Alles zu seiner Zeit.”

Jedem Tierchen sein Pläsierchen

Christa: Was heißt das für Dich? Wann telefonierst Du? Welche Zeit bekommen Deine E-Mails? Wann nutzt Du andere Kommunikationswege und welche sind das?

Christoph: Das hatte ich mir anfangs gar nicht genau überlegt. Ich habe einfach gemacht. Nun habe ich feste Zeiten dafür reserviert. Ich telefoniere in der Regel in der Stunde vor dem Mittagessen oder zum Abschluss des Arbeitstages. Meine E-Mails rufe ich nun nur noch manuell ab – zweimal am Tag; im direkten Anschluss beantworte ich kleinere Aufträge und die größeren Sachen wandern auf die to-do-Liste.

Apropos: Danke für Deinen Hinweis auf die → Pomodoro-Technik, die ich in meine Arbeit integriert habe. Nun unterteile ich meinen Tag in halbstündige Einheiten.

Weniger ein Kommunikations-Tool, sondern eher die Reduktion auf möglichst wenige Kanäle außerhalb von E-Mail und Telefon, ist meine Devise. So fahre ich durch konsequentes Reduzieren der Kommunikation in sozialen Netzwerken (allen voran Facebook, Xing und LinkedIn) mit dem parallelen Verweis auf E-Mail sehr gut. Die allermeisten Kontakte verstehen das auch, denn so vergesse ich normalerweise kein Anliegen. Arbeitsaufträge via WhatsApp gibt es bei mir nur in Ausnahmefällen und nur in Gruppen zur Abstimmung oder Freigabe von Marketing-Aktionen.

Was empfiehlst Du denn den meisten Kunden für ein Tool?

Tipps von der Organisationsexpertin

Christa: Ich bin ein großer Fan der Kanban Board Methode. Übersetzt für die Visualisierung am Whiteboard ist es perfekt für viele. Auch hier eine Dreiteilung: die gesammelte Liste aller noch zu erledigen Tätigkeiten (auch wiederkehrende!) auf Post-its oder statisch aufgeladenen Notizzetteln, daraus dann die tagesaktuellen to-do’s generieren und als drittes das, was bereits erledigt wurde. So sind viele Leute jeden Tag motiviert und sehen, das und was sie geschafft haben. So wandern die Zettel von links nach rechts oder von oben nach unten.

Ich bin auch dazu übergegangen, meinen Kunden statt der täglichen Liste auf eine wöchentliche Liste zu wechseln. Viele von uns verbringen viel Zeit damit, Sachen immer und immer wieder zu verschieben. Das sorgt für unnötigen Frust.

Christoph: Wo Du das gerade sagst… Von Dir habe ich auch den wertvollen Tipp erhalten, Ideen und Aufgaben zu trennen. Ich habe mir ein Buch angelegt und notiere dort alle meine Ideen, die ich so habe. Die schaue ich mir von Zeit zu Zeit an – und entwickle bei Bedarf weiter. Denn Ideen sollten in unserem Zeitmanagement keine Räuber sein, sondern sich im kreativen Raum entfalten dürfen. Und diese Zeiten reserviere ich mir, bearbeite sie mit meinem Coach oder frage auch einmal fachfremde Menschen aus meiner Umgebung.

Digitale Werkzeuge schärfen

Christa: Das ist ein wunderbares Vorgehen, auch mal andere Leute in sein Unternehmen schauen zu lassen. Da gehört eine ordentliche Portion Vertrauen dazu. Durch → meine Beratung lerne ich natürlich viele Strukturen kennen – und kann diese weitergeben. Das mache ich zum Beispiel in meinem Blog sowie Du auch in Deinen Social-Media-Tipps. Als Du letztes Jahr den → Tipp zur App “Office Lens” veröffentlicht hast, warst Du meine große Rettung und hast mich effizienter gemacht. Danke dafür!

Christoph: Was ich meinen Lesern im Blog noch mit auf den Weg geben möchte – und ja, ich mache eindeutig Werbung für Deine Profession!: Büroorganisation ist ganz einfach. Es braucht nur die richtige Person. In meinen Augen sollte jeder eine Christa haben.

In diesem Sinne: bis bald!
Viele Grüße, Christoph

(Bildquellen: Anette Hammer, © zettberlin via photocase.com)